Je vous propose ici un extrait de l’excellent livre d’Anne Vernier que je vous recommande pour améliorer la rédaction de vos écrits professionnels

Rédaction claire : 40 bonnes pratiques pour rendre vos écrits professionnels clairs et conviviaux

L’objectif d’un texte littéraire est l’expression

Les écrits professionnels se différencient des écrits littéraires par le fait qu’ils ne poursuivent pas le même objectif. En effet, les écrits littéraires ont comme objectif essentiel d’exprimer des sentiments et des émotions d’une manière stylistiquement originale.

Le lecteur, quant à lui, lit de la littérature pour se distraire, s’évader, imaginer, goûter au plaisir des mots et des images suggérées. Lorsque l’écrivain argentin Jorge Luis Borges suggère qu’il y a autant de livres du Quichotte qu’il y a de lecteurs du Quichotte 46 , il veut dire par là que chaque lecteur se fait sa propre version du livre qu’il lit, renvoyant ainsi à ce très beau rôle de la littérature qui est d’ouvrir les portes de notre imaginaire.

Beauté de la langue, porte ouverte aux multiples interprétations : voilà bien deux caractéristiques (parmi d’autres) de l’écrit littéraire qui le différencient clairement de l’écrit professionnel.

L’objectif d’un texte professionnel est l’utilité

Les écrits professionnels sont divers : textes commerciaux, administratifs, scientifiques, techniques, journalistiques… Ces textes se différencient principalement des écrits littéraires par le fait que leur objectif majeur est de communiquer une information professionnelle utile à l’un des acteurs de votre métier.

La rédaction professionnelle et la rédaction littéraire : 2 arts bien distincts

Rappelez-vous donc, lorsque vous écrirez votre prochain texte professionnel, que votre message doit être très explicite, de manière à n’avoir qu’une interprétation possible. Pour atteindre cet objectif, écrivez clairement et privilégiez l’efficacité à l’élégance.

Nous mettons là le doigt sur un des travers que possèdent parfois les rédacteurs de textes professionnels, en particulier en français.

Certains aiment manier le lexique et la syntaxe avec  avec brio. Certes, c’est un réel plaisir. Mais le premier objectif d’un texte professionnel est-il le plaisir de l’émetteur ?

D’autres rédacteurs se sentent parfois obligés d’utiliser des mots rares et des tournures sophistiquées : ils pensent qu’en montrant ainsi leur maîtrise de la langue française, ils font preuve d’un plus grand sérieux professionnel. Ce style peut bien sûr avoir une certaine élégance. Mais ne risquent-ils pas de rendre la lecture plus lente et la compréhension plus incertaine et difficile pour le lecteur ?

L’écrit professionnel sert à communiquer des informations utiles : si le destinataire n’a pas bien compris le message, la communication aura échoué. La première personne à prendre en considération dans la communication écrite professionnelle est donc le lecteur/destinataire, et non le rédacteur/émetteur.

Cela dit, écrire un texte professionnel de manière efficace est un art : celui de bien maîtriser les mots et les structures de phrases pour exprimer sa pensée de manière claire. Et faire ainsi en sorte que le lecteur comprenne aisément le message et réponde volontiers à la demande.

Débarrassez-vous de certaines habitudes scolaires

Loin de moi l’idée de dévaluer l’écrit littéraire, au contraire. Comme beaucoup d’entre vous, j’aime la littérature et déguste avec plaisir les pages écrites avec talent : celles d’auteurs qui me font découvrir des mots rares pour exprimer avec nuance leurs pensées, qui me font rêver avec des métaphores subtilement choisies, qui m’amènent à une conclusion par d’habiles enchaînements d’idées, qui me surprennent avec des images ou concepts nouveaux…

L’école nous a appris ces divers procédés stylistiques lors de rédaction de dissertations et autres écrits nous rédigeons nos textes professionnels, sous peine de nuire à leur efficacité.

Lire pour l’utilité du message et non pour le plaisir de la belle langue

Le lecteur lit un texte littéraire pour le plaisir : il a le temps, s’il le souhaite, de relire une phrase pour mieux la comprendre, pour y réfléchir, pour la mémoriser.

Tandis que le lecteur d’un texte professionnel le lit, généralement, parce qu’il doit le lire. Le texte professionnel a donc l’obligation d’être immédiatement efficace pour le lecteur, car celui-ci n’aimera pas devoir le relire pour le comprendre.

L’écrit professionnel est un outil de travail

Rappelez-vous que le texte professionnel que vous rédigez est, pour vous et vos correspondants, un outil de travail. La priorité doit y être donnée à l’information. S’il est complet, structuré, clair, et convivial, votre lecteur saura tout de suite ce que vous attendez de lui, sans devoir revenir vers vous pour des éclaircissements. Il sera également motivé pour vous répondre rapidement et complètement, sans que vous deviez le rappeler. Cet outil de travail doit donc être efficace, pour optimaliser vos performances professionnelles ainsi que celles de vos contacts.

Un texte clair = un gain de temps

Bref, l’investissement que vous ferez en rédigeant des textes clairs et conviviaux sera largement compensé par l’économie de temps réalisée, tant du côté de votre lecteur (réaction rapide et complète) que du vôtre (pas besoin de rappels ou d’explications complémentaires)